Am 21. November veranstaltete die Staatskanzlei des Saarlandes gemeinsam mit dem Institut für Rechtsinformatik das Symposium »Elektronische Personalakte«.
Die Veranstaltung fand in der Vertretung des Saarlandes beim Bund in Berlin statt. Im Rahmen des Programmes wurden zum einen Ergebnisse des Projektes »Einführung der elektronischen Personalakte in der Verwaltung« vorgestellt. Zum anderen war Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch mit Schleswig-Holstein, der Deutschen Rentenversicherung Bund und Österreich.
Die Tagung wurde von Herrn Stephan Schweitzer, Dienststellenleiter der Vertretung des Saarlandes beim Bund eröffnet. Dr. Ulli Meyer, stellvertretender CIO des Saarlandes, führte in die Thematik ein und wies auf aktuelle Fragestellungen hin. Dabei ging er insbesondere auf die jüngsten Beschlüsse der Verwaltungsgerichtsbarkeit Schleswig-Holstein (VG, Beschluss vom 10.5.2016, Az. 11 B 12/16; OVG Beschluss vom 27.7.2016, Az. 2 MB 11/16) ein und wies auf die in Reaktion auf den Beschluss des OVG Schleswig in mehreren Bundesländern betriebene Einführung einer spezifischen beamtenrechtlichen Rechtsgrundlage für die Auftragsdatenverarbeitung hin. Auch setzte er sich mit der Frage der Erforderlichkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur auseinander.
Im Folgenden wurden die Ergebnisse des Instituts für Rechtsinformatik zum Projekt »Einführung der elektronischen Personalakte in der Verwaltung« vorgestellt.
Zunächst erörterte Prof. Dr. Georg Borges, geschäftsführender Direktor des Instituts für Rechtsinformatik und Inhaber des Lehrstuhls für Bürgerliches Recht, Rechtsinformatik, deutsches und internationales Wirtschaftsrecht sowie Rechtstheorie an der Universität des Saarlandes, Beweisfragen der elektronischen Personalakte. Hierbei stellte er den Beweiswert von öffentlichen und privaten elektronischen Dokumenten gegenüber und ging insbesondere auch auf die Bedeutung der qualifizierten elektronischen Signatur für beide Arten von Dokumenten ein. Darüber hinaus setzte er sich eingehend mit den Rechtsfragen des ersetzenden Scannens auseinander.
Sodann referierte Prof. Dr. Christoph Sorge, Direktor des Instituts für Rechtsinformatik und Inhaber der juris-Stiftungsprofessur an der Universität des Saarlandes, zu IT-Sicherheitsanforderungen für elektronische Akten. Prof. Sorge warf zunächst allgemeine Sicherheitsfragen auf und arbeitete funktionale Vorteile einer elektronischen Aktenführung heraus. Im Zentrum seines weiteren Vortrages standen die Anforderungen an die technische Beweissicherung eines elektronischen Dokumentes: Integrität und Authentizität, Vertraulichkeit und organisatorische Maßnahmen der Zugangs-, Zugriffs- und Zutrittskontrolle. Auch er setzte sich mit Fragen des ersetzenden Scannens, insbesondere den Empfehlungen der TR-RESISCAN, auseinander.
Im Anschluss skizzierten Vertreter aus Schleswig-Holstein, der Deutschen Rentenversicherung Bund und aus Österreich den Prozess der Einführung elektronischer Akten in ihren Bereichen.
Aus Schleswig-Holstein berichteten Frau Wiebke Volkmann und Frau Christiane Coenen, beide vom Referat StK Z2 – Standard IT-Funktionalitäten, IT-Organisation, IT-Projektmanagement – der Staatskanzlei Schleswig-Holstein, über praktische Abläufe und Erfahrungen bei der Umstellung von der Papierakte auf die elektronische Personalakte durch Digitalisierung (DigiPA). In Anknüpfung an die vorherigen Ausführungen von Dr. Meyer erläuterte Frau Coenen, dass in Schleswig-Holstein infolge des Beschlusses des OVG Schleswig-Holstein mit §§ 85 Abs. 6, 89a LBG eine beamtenrechtliche Grundlage für die Auftragsdatenverarbeitung durch ein Dienstleistungszentrum geschaffen wurde.
Über Entwicklungen und Erfahrungen der digitalen Personalakte in der Deutschen Rentenversicherung Bund berichtete Herr Oliver Eggert, DRV, Dezernat 2005 – Grundsatz, Tarifangelegenheiten. Herr Eggert legte die Entwicklung und Funktionsweise der aktuell betriebenen elektronischen Personalakte dar und ging näher auf den Scanvorgang, welcher momentan mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verknüpft ist, ein. Zudem gab er einen Ausblick auf das weitere Vorgehen. Die DRV wird den Schutzbedarf der Personalakte anhand von Schutzklassen neu überprüfen, um auf diesem Wege ggf. zu einer Entbehrlichkeit der mit erhöhtem wirtschaftlichen Aufwand verbundenen qualifizierten elektronischen Signatur zu gelangen.
Schließlich folgte ein Werkstattbericht zum elektronischen Personalakt und Personalgeschäftsprozessen im Bundesministerium für Finanzen aus Österreich durch Herrn Erich Albrechtowitz, Bundesministerium für Finanzen Wien, Abteilung V/6 – Applikation Personaladministration. Herr Albrechtowitz erläuterte anhand von vier Säulen die Beweggründe für die Einführung der elektronischen Personalaktenführung. Dabei schilderte er detailliert die Funktionsweise der elektronischen Personalakte in Österreich. Zum Abschluss seines Vortrages betonte er besonders, dass sich eine Kooperation zwischen Deutschland und Österreich anbiete. Vorteile hieraus wären unter anderem eine Effizienzsteigerung und die Reduktion von Implementierungskosten.
Nach den jeweiligen Vorträgen sowie in einer Schlussrunde war ausreichend Gelegenheit für Fragen und Diskussionen, welche umfangreich genutzt wurde.
